Във всяка организация има процедури за назначаване, обучение и освобождаване на служители. Фокусът е върху стандартните административни процедури и рядко се изгражда ясна стратегия за това какво се случва с натрупаната експертиза, когато даден служител временно или окончателно напусне работното си място.
Така в компаниите се заражда един от най-незабележимите, но финансово и оперативно критични рискове – „тихата загуба на знание“. Подобен процес може постепенно да повлияе върху ефективността, качеството на работа и устойчивостта на съответната организация.
Опитът, който не присъства в нито един документ
Служителят с дългогодишен опит притежава много повече от знанията, описани в длъжностната му характеристика или вътрешните инструкции. С времето той натрупва практически умения, познава спецификите на работните процеси и знае как да реагира в ситуации, за които няма изготвена процедура.
Съответно с опита си в компанията всеки ключов служител придобива редица знания и умения, сред които:
- подходи за бързо разрешаване на възникнали проблеми;
- познаване на неформалните комуникационни канали в организацията;
- практически решения, които не са описани в официалните правила;
- знания за клиенти, партньори, доставчици и специфични работни ситуации;
- способност да разпознава потенциален проблем още преди той да е станал видим за останалите.
Когато такъв служител излезе в продължителен отпуск, отсъства поради заболяване, ползва отпуск за отглеждане на дете или напусне организацията, част от този опит може да се окаже недостъпен за останалия екип. Последиците невинаги са непосредствени. Понякога те се проявяват постепенно – чрез повече грешки, забавени решения, допълнително натоварване на колегите или необходимост от повторно изграждане на вече придобити знания.
Защо този риск често остава незабелязан?
За разлика от текучеството, отсъствията или разходите за подбор, загубата на знания трудно се измерва с един показател. В отчетите рядко се записва колко практически опит е напуснал организацията заедно със служителя.
Причината е, че значителна част от организационното знание се намира не в системите и документите, а в хората. Докато служителят е на разположение, неговият опит изглежда като естествена част от ежедневната работа. Едва при отсъствие или напускане се разбира колко важен е бил той.
Как организациите могат да ограничат загубата?
Предотвратяването на този риск не трябва да започва в последния работен ден. Необходимо е изграждане на култура, в която знанията се споделят и предават постоянно. Ето как мениджмънтът и HR екипите могат да осигурят приемственост:
1. Насърчавайте споделянето на опит
Наставничеството, вътрешните обучения, екипните срещи и обменът на добри практики създават среда, в която знанията не остават концентрирани в един човек. Особено ценен е практическият опит – не само „какво трябва да се направи“, а и „какво работи на практика“.
2. Определете критичните знания и процеси
Ръководителите могат периодично да идентифицират кои служители притежават ключови компетенции и кои процеси биха били затруднени при тяхното отсъствие. Полезен инструмент е кратък план за приемственост, включващ основни отговорности, контакти, специфични задачи и информация, която трябва да бъде предадена на друг член на екипа.
3. Превърнете напускането в процес на предаване на знания
Интервюто при напускане не е необходимо да бъде само административна формалност – то може да даде възможност на служителя да сподели важни практически насоки, потенциални рискове и информация, която иначе би останала неизползваема. При планирано напускане е добре да се предвиди достатъчно време за обучение на заместника или за съвместна работа помежду им.
Значението на трудовата медицина и здравословната работна среда
Продължителните отсъствия по здравословни причини, отпускът за отглеждане на дете или психическото и физическото изтощение могат да поставят както служителя, така и организацията пред необходимостта от адаптация.
В тези ситуации добрата координация между работодателя, HR специалистите и службата по трудова медицина може да подпомогне по-плавното завръщане на служителя и адаптирането му към промените, настъпили по време на отсъствието.
„Тихата загуба на знание“ не е неизбежен процес. Тя може да бъде ограничена чрез планиране, наставничество, добра документация и култура на споделяне. Устойчивата организация не е тази, в която никой никога не отсъства или напуска, а тази, която може да продължи да работи ефективно, независимо от промените в екипа.
