Всеки работодател в България е задължен да поддържа определена документация, която трябва да бъде предоставена на контролните органи при проверка от Инспекцията по труда. Те гарантират, че компанията спазва трудовото законодателство и осигурява безопасни условия на труд за своите служители, като работи със Служба по трудова медицина, за да позволи това.
В зависимост от вида на работния режим на дадено предприятие или неговото поделение, задължителната документация може да варира. Тук ще разгледаме подробно какви документи трябва да са налични, какви фирмени дневници се водят, както и изискванията за здраве и безопасност.
Документи за фирми с редовно работно време
Ако дадена компания организира труда на своите служители при стандартен 8-часов работен ден от понеделник до петък, тя трябва да разполага със следните основни документи:
- Правилник за вътрешния трудов ред – документ, който регламентира организацията на работния процес, задълженията на служителите и работодателя, реда за почивки и отпуските.
- Заповед за работното време – в нея се уточняват началото и краят на работния ден, както и почивките през работния ден.
- Заповед за определяне на длъжностно лице, представляващо работодателя – определя кой е отговорен за представянето на компанията пред Инспекцията по труда при проверка.
- Заповед за полагане на извънреден труд – в случай че се налага извънреден труд, това трябва да бъде ясно регламентирано със заповед.
Документи за фирми с гъвкаво работно време или сумирано изчисляване
За компании, в които служителите работят по график, на смени или при сумирано изчисляване на работното време, допълнително се изискват:
- Заповед за дежурство – уточнява се кои служители и в какви периоди ще изпълняват дежурства.
- Заповед за времето на разположение – ако служителят трябва да бъде на разположение, без реално да изпълнява работа, това се регламентира с този документ.
- Заповед за непълно работно време – ако някой от служителите е нает на по-кратък от стандартния 8-часов работен ден.
- Заповед за сумирано изчисляване на работното време – когато се прилага такъв модел на отчитане на работните часове.
- Поименни графици за работа – в тях се посочват работните смени и периодът на прилагане на сумираното изчисляване.
Задължителни фирмени дневници
Работодателите трябва да водят следните регистри и дневници, които служат като доказателство за спазването на трудовото законодателство:
- Книга за инструктажи – включва начален, периодичен и инструктаж на работното място.
- Книга за ежедневен инструктаж – необходима за определени дейности като подземен труд, международен транспорт, строителство.
- Регистър на извънредния труд – документ, който проследява кога и колко извънреден труд е положен.
- Книга за удължено и компенсирано работно време – използва се при смени, при които удълженото работно време трябва да бъде компенсирано с почивка.
- Дневник за издаване на трудови книжки – регистър за издаването и връщането на трудовите книжки.
- Регистър на трудовите злополуки – задължителен за всички предприятия.
Документи, свързани с изискванията на трудова медицина
Спазването на изискванията за здравословни и безопасни условия на труд е сред най-важните задължения на всеки работодател. За тази цел трябва да бъдат поддържани следните документи, включително отнасящи се и до изискванията на трудова медицина:
- Договор със Служба по трудова медицина – външна организация, която подпомага работодателя в оценката на рисковете и създаването на мерки за безопасност.
- Оценка на риска от Служба по трудова медицина – анализ по длъжности и работни места с цел минимизиране на потенциалните опасности.
- Протоколи от измервания на работната среда – например температура, осветление, шум, наличие на вредни вещества.
- Протоколи за технически прегледи – касаят проверките на електроинсталациите, заземяването и мълниезащитата.
Вътрешнофирмена документация
Освен задължителните документи, свързани с трудовите отношения и трудова медицина, компаниите трябва да поддържат и вътрешни разпоредби, които регламентират организацията на работата. Сред тях са:
- Заповед за длъжностното лице, представляващо фирмата по чл. 403а;
- Договор със Служба по трудова медицина;
- Програми за провеждане на инструктажи;
- Вътрешни правила за заплащане на труда;
- Протоколи от заседания на комитетите и групите по условия на труд.
Медицински документи и здравно наблюдение на служителите от Служба по трудова медицина
Работодателят е длъжен да следи здравословното състояние на служителите и да осигурява редовни медицински прегледи. Изискваната документация се съгласува със Служба по трудова медицина и включва:
- Медицинско свидетелство при постъпване на работа;
- Заключение за пригодност от Служба по трудова медицина;
- Годишен анализ на здравословното състояние;
- Анализ за заболеваемостта на персонала на база болнични листове.
Обучения и квалификация
За да се гарантира безопасността на работещите, работодателят трябва да организира периодични обучения по здраве и безопасност на труда. Те трябва да бъдат документирани със:
- Сертификати за обучение на длъжностните лица, провеждащи инструктажите;
- Документи за преминато обучение на членовете на комитетите и групите по условия на труд.
Поддържането на пълна и актуална документация е не само законово изискване, но и ключов елемент за осигуряване на добра организация и безопасност в предприятието. Всеки работодател трябва да бъде подготвен за проверка от Инспекцията по труда, като гарантира, че всички необходими документи са налични във всеки негов обект или поделение. Това не само намалява риска от санкции, но и подобрява работната среда и защитата на служителите.
