Всеки служител, независимо от сферата, в която работи, трябва да има свое трудово досие. Това е съвкупност от документи, които удостоверяват неговото назначение, квалификации, права и задължения. Воденето на изрядно трудово досие не е просто административно изискване, а важна практика, която гарантира прозрачност и законност в трудовите отношения. В него задължително трябва да присъстват определени документи, които имат значение както за служителя, така и за работодателя.
Основни документи в трудовото досие
Първата стъпка при постъпване на работа е подаването на заявление за постъпване. Това е официално изразено желание от страна на кандидата да заеме определена позиция. Следва медицинско свидетелство, което удостоверява, че лицето е годно за работа, особено важно за служители, заети в тежки и рискови производства, където здравословното състояние е от ключово значение. Ако служителят има намалена работоспособност, трябва да предостави и експертно решение на ТЕЛК.
В същото време, за да се гарантира, че работникът отговаря на изискванията за конкретната длъжност, при почти всички сфери на работа се изисква и становище от служба по трудова медицина. Този документ служи за предотвратяване на потенциални рискове, свързани със здравословното състояние и естеството на работата.
Договори и уведомления
Друг от най-важните документи в трудовото досие е трудовият договор. Той регламентира условията на работа, заплащането, правата и задълженията на двете страни. След подписването му работодателят е длъжен да изпрати уведомление до Националната агенция за приходите (НАП), че човекът е официално назначен. Уведомлението се подписва и от назначения на работа служител.
Още една част, която трябва да присъства, е длъжностната характеристика. Тя подробно описва задълженията и очакванията от работника. Подписването ѝ е задължително, тъй като то доказва, че човекът е наясно с функциите си в компанията.
Документи, свързани с квалификация и безопасност
При постъпване на работа често се изискват копия от дипломи, удостоверения за квалификация или правоспособност. Това най-вече важи за професии, които изискват специфични умения и знания, като инженери, лекари, юристи и други специалисти.
Безопасността на работното място също е приоритет, затова новоназначените служители преминават начален инструктаж по безопасност и здраве при работа. След това подписват служебна бележка, с която удостоверяват, че са инструктирани как да действат при рискови ситуации.
В някои случаи работодателят може да изисква свидетелство за съдимост. Това обикновено се налага за длъжности, свързани с финансова отговорност, работа с чувствителна информация или институции, като банки, училища и държавни структури.
Трудова книжка и други важни документи
Основният документ, който проследява професионалния път на всеки служител, е трудовата книжка. Тя съдържа информация за предишни работодатели, трудовия стаж и позициите, заемани през годините. Работодателят вписва всички необходими данни при назначаването и след това връща книжката на служителя. В някои случаи може да бъде съхранявана в трудовото досие с писмено съгласие.
Служителят има право да поиска сключване на договор със срок на изпитване, като това трябва да бъде документирано с писмено искане. Това позволява на работодателя и служителя да се уверят, че позицията е подходяща, преди да преминат към постоянен договор.
Също важен документ е декларацията за запознаване с вътрешните правила. В нея служителят потвърждава, че е информиран за правилата за организация на работното време, заплащането, здравословните и безопасни условия на труд и други вътрешни политики.
Финансови и административни документи
За да може работникът да получава трудовото си възнаграждение по банков път, той трябва да подаде молба за изплащане на заплатата по сметка и декларация за банкова сметка.
С течение на времето в досието се добавят молби и заповеди за отпуск, както и уведомления за полагаемия отпуск, които се издават до края на януари всяка година. В случай, че настъпят промени в условията на труд, това се отразява чрез допълнителни споразумения към трудовия договор.
Защо е важно трудовото досие да бъде изрядно?
Поддържането на актуално и изрядно трудово досие е от съществено значение както за работодателя, така и за служителя. То гарантира, че всички трудови права са защитени и че работодателят спазва законовите изисквания. Освен това наличието на всички необходими документи улеснява процесите по одит, проверки от институциите и вътрешния контрол. Ако даден документ липсва, това може да доведе до санкции или правни проблеми.
